一年單據一次過交俾會計，點解佢一定同你講「要等」？（答案唔係你慢）

如果你睇完上一篇，開始懷疑：「原來我一年一次先處理帳目，先至係問題源頭？」

咁你而家可能會再問一條更實際嘅問題：

「但我已經交齊單據，點解會計仲係同我講——要等？」

呢個情況，對好多香港中小企老闆嚟講都非常熟悉。而答案其實好重要——因為佢會決定你未來每一年，會唔會繼續重複同一個惡夢。

先講清楚一件事：慢，未必係任何一個人嘅錯

我哋先放低一個常見誤會。

當帳目處理慢，老闆好容易會諗：

• 係咪會計拖？

• 係咪我交得唔夠清楚？

• 係咪我公司規模細，所以唔優先？

但實際上，好多時候問題根本唔在人，而在於整個帳目處理方式本身就好慢。

尤其係以下呢種情況👇

當一年嘅帳目，一次過先開始做，會發生啲乜？

假設你而家嘅做法係：

• 一年累積所有發票、收據、銀行月結單

• 到報稅前，先一次過交俾會計

咁會計實際要做嘅，其實唔係「記帳」，而係：

• 將一整年嘅交易重新重組一次

• 對返每一筆銀行出入

• 核實每張單據屬於邊個月份、邊個用途

• 發現唔齊，就要再追你補資料

而問題係——👉 呢個過程幾乎一定係「邊做邊追、邊追邊等」。

所以你聽到嘅永遠都係：

「而家處理中。」

「你呢筆數未有單，有無單據可以提供畀我。」

唔係因為會計唔想快，而係因為你嘅工作流程就設計成唔會快。

點解「追文件」會變成無限循環？

好多老闆都有一種挫敗感：

「我明明已經交晒我有嘅嘢，點解仲要不斷補？」

原因通常有三個：

1. 時間拉得太長半年前、甚至一年前嘅交易，好難即刻回憶返當時用途

2. 單據同銀行交易未必一一對得返金額相近、日期相近，一錯就要重新核對

3. 帳目係「事後重組」，而唔係即時記錄問題永遠係到最後先浮現

於是你同會計之間，就會出現一個惡性循環：

• 會計追

• 你補

• 再發現新問題

• 再追

結果係：時間過咗，但你對自己公司帳目，仍然冇實感。會計對你公司的信任度，也不會高重。

真正嘅關鍵：帳目係「持續處理」，定「一年一次清算」？

講到呢度，其實分水嶺已經好清楚。

帳目處理有兩種本質上完全唔同嘅做法：

一種係：

📦 一年一次清算型

• 平時唔睇

• 到期先做

• 問題集中爆發

• 阻住做生意

另一種係：

🔄 持續更新型

• 單據逐步整理

• 交易即時對照

• 問題早期發現

差別唔係「用唔用某個軟件」，而係：你將帳目當成「交差工具」，定「協助你營運的助理」。

而好多香港中小企之所以覺得會計又慢又煩，其實只係因為一直用緊第一種方式。我們已經進入數碼年代好一段時間，現在做生意，更像是一個經營科學，而不是主觀感受。

你連 Chart of Account 都無同會計傾過；有幾多Repeating Expense 同無清晰記錄，試問這叫瞭解自己公司的財務結構嗎？應收未收賬嘅Aging有幾多?又積壓了幾耐? 公司除咗現金之外, 仲有幾多資產?

但問題係：你而家屬於邊一種？

到呢一刻，好多人腦入面都會浮現同一個念頭：

「我好似介乎中間，又唔完全係一年一次，但又未算真係即時處理。」

而呢種「唔上唔落」嘅狀態，往往就係最容易累積風險、但最難察覺嘅一種。

呢個時候，靠估，其實好危險

好多人會選擇：

• 再觀察吓

• 今年照舊先

• 等真係出問題先算

但帳目嘅風險，有一個特點——👉 等你「感覺到」嘅時候，通常已經太遲。

所以真正關鍵嘅唔係「即刻改晒」，而係先搞清楚一件事：

我而家嘅帳，係「只是唔整齊」，定已經影響合規、審計或報稅？

👉 如果你想知道答案，呢一步好重要

如果你睇到呢度，開始覺得：

• 自己公司帳目好似一直靠估

• 又唔肯定有冇實際風險

咁你其實已經去到一個關鍵位置。

👉 下一步唔係急住外判、換制度，而係先做一次清楚嘅判斷。

你可以繼續睇下一篇：

〈外判之前先做一次「帳目體檢」：否則你只係帶住麻煩一齊上路〉

呢一篇，會講清楚：

• 點樣用一個有系統嘅方法，判斷帳目風險

• 外判前，老闆應該先搞清楚嘅幾件事

• 點解「先判斷，再決定」，反而最安全